INTRODUCTION

The World Customs Organization (WCO) is an independent intergovernmental body, established in 1952 as the Customs Co-operation Council (CCC), whose mission is to enhance the effectiveness and efficiency of Customs services across the globe. The WCO represents 186 Customs administrations that collectively process approximately 98% of world trade. As the global centre of Customs expertise, the WCO is the only international organization with competence in Customs matters. As a forum for dialogue and exchange of experiences between national Customs delegates, the WCO offers its Members a wide range of conventions and other international instruments, as well as technical assistance and training services provided either directly by the Secretariat, or with its participation. The Secretariat also actively supports its Members in their endeavours to modernize and build capacity within their national Customs administrations, as well as fostering international cooperation among them.

SHORT DESCRIPTION OF THE VACANT POSITION

As part of an ongoing modernization process, the WCO has created a new position of Procurement Officer to join our Legal and Procurement Service. As of 1 July 2025, this Service will encompass not only all legal but also procurement-related tasks and responsibilities. Reporting to the Head of Legal and Procurement, the Procurement Officer will also work and collaborate with three Legal Advisers. In this cross-functional team, the Procurement Officer will play a central role in ensuring the cost-effective, transparent, sustainable, and ethical sourcing of thousands of goods and services each year, all of which are essential to the Organization's operations. Supporting both the operational services of the Administration (including IT, Accounting, HR, Publications, Communications, etc.) and the technical Directorates overseeing customsrelated activities and projects, the Procurement Officer will manage the procurement of a wide range of goods and services from hundreds of suppliers, both locally and globally. These include complex IT developments, HQ building maintenance and improvements, e-learning solutions, travel services (including travel agencies and airlines), insurance and financing solutions, health & HR services, hotel and conference room bookings, translation and interpretation services, consultants and experts across various fields, goods and services www.wcoomd.org 2 specific to customs-related projects, publications (graphic design, printing, logistics, etc.), and more. As part of the establishment and development of our new Legal and Procurement Service, the Procurement Officer will help address emerging challenges and capitalize on opportunities in procurement, adapting to the ever-evolving global marketplace. This will involve, in particular, navigating the complexities of digital transformation and e-procurement, leveraging data analytics and AI, fostering strong Supplier Relationship Management, promoting sustainability and ethical sourcing practices, and enhancing risk management and supply chain resilience.

MAIN ACCOUNTABILITIES

Under the supervision of the Head of Legal and Procurement Service, the Procurement Officer will focus on the following key activities:

(i) Policy and Procedures Development Assist in the development, evaluation, and improvement of procurement policies, procedures, guidelines, templates and best practices; ensure compliance with WCO's rules.

(ii) Market Research and Supplier Database Analyze market trends, identify potential suppliers, and maintain a comprehensive supplier database.

(iii) Procurement Specifications and Risk Management Advise on procurement strategies, review procurement documents, ensure compliance with WCO’s rules and guidelines, manage risks, and implement quality control during the procurement process.

(iv) Offers Evaluation Review offers, assist in technical and financial evaluations, conduct background checks and financial evaluation, participate in evaluation committees, follow up on rejected bids and assist in management of any litigation related to procurement.

(v) Contract Negotiation and Management Support Legal advisors in contract negotiations, monitor contract compliance, manage supplier relationships, and address performance issues.

(vi) Compliance and Ethics Ensure procurement processes adhere to WCO's rules and policies, monitor ethical standards, and assist with addressing fraud or non-compliance issues.

(vii) Documentation and Reporting Maintain procurement records, generate reports for stakeholders, and ensure transparency in procurement activities.

(viii) Capacity Building Assist in the provision of training and support to staff involved in procurement, enhancing organizational capacity in procurement processes. www.wcoomd.org 3

(ix) Representation and Communication Represent the Legal and Procurement Service in relevant events, collaborate with other entities, and communicate procurement activities effectively with stakeholders.

(x) Paralegal and Administrative Support Assist legal advisors with administrative support and performing paralegal tasks.

EDUCATION

• University degree in Public Procurement, Economics, Finance, Law or other fields closely related to the position;

• An advanced-level university degree (Master’s degree or academic equivalent) in any of the above-named disciplines would be an asset; 

• UNDP/CIPS or equivalent certificate in procurement would be an asset.

EXPERIENCE AND ESSENTIAL QUALIFICATIONS

• At least three (3) years of relevant professional experience; experience in an international, multicultural and multilingual environment is a must;

• Excellent interpersonal and communication skills;

• Strong analytical and problem-solving skills, a rigorous and solution-oriented approach;

• Ability to work independently and as part of a team;

• Ability to plan own work and deal with a number of urgent tasks;

• Capacity for initiative and anticipation, creativity and flexibility in work, attraction for continuous training and the development of new skills; and

• Ability to work in a multicultural environment, respecting the diversity of people.

• Professional experience in a similar position in an international organization would also be an asset.

LANGUAGES

• Fluency in both WCO’s official languages is a must (English and French);

CONTRACT AND CONDITIONS

• Staff member under WCO contract of three (3) years (with the possibility of renewal);

• Probationary period: six (6) months;

• Full-time employment (thirty-seven (37) hours and forty (40) minutes weekly) at WCO Headquarters in Brussels, Belgium;

• Thirty (30) days of annual paid leave;

• Salary based on the Co-ordinated Organisations’ salary scale, grade B4, step 1; amount of 4388.92 EUR/month (remuneration exempted from income tax in Belgium);

• The basic salary can be augmented by allowances based on the staff member’s eligibility, and it is subject to the mandatory withholding of terminal allowance (for retirement planning) and medical and life & disability insurance contributions.

This position is subject to the WCO Staff Manual (for permanent staff). If a candidate is related to current WCO staff members (spouse, father, mother, son, daughter, brother or sister), they are required to specifically indicate this in the application.

APPLICATION AND RECRUITMENT PROCESS

The onus is on the applicant to demonstrate how they meet each of the essential qualifications and requirements. Applicants are encouraged to describe tangible achievements in their CVs and/or in their cover letters, as well as to include references. Only short-listed candidates will be contacted for an assessment which may include a written test and/or an interview. All short-listed candidates may be requested to provide copies of their original diploma, certificates and proof of relevant experience. Pre-selected candidates may also be subject to reference checks to confirm the information provided in their application. Interested candidates should submit their application for review no later than 15th August 2025, including a CV and cover letter in English or French. This application should be sent by email to: procurementofficer@wcoomd.org The subject line of the email sent by each candidate should clearly indicate the job vacancy for which they are applying. Interested candidates may submit a request for additional information via email, providing their full name and contact details. The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application, according to the criteria for the position and the applicable WCO rules.

ADDITIONAL INFORMATION

The WCO is committed to the principles of integrity, transparency and accountability, as well as to promoting diversity among its staff members. Accordingly, applications from qualified candidates, irrespective of gender, will receive equal treatment and due regard will be paid to the importance of recruiting nationals from WCO Members on as wide a geographical basis as possible. The age limit for employment at the WCO is 65. Please note that the WCO Headquarters building is a non-smoking environment. Any personal data collected and processed as part of the recruitment procedure will be in accordance with the WCO's Personal Data Protection Policy (available on the WCO website: https://www.wcoomd.org/en/about-us/legal-instruments/policies.aspx). Any questions or complaints in this regard may be addressed to the WCO's Data Protection Officer (dpo@wcoomd.org)

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INTRODUCTION

L'Organisation mondiale des douanes (OMD) est un organisme intergouvernemental indépendant, créé en 1952 sous le nom de Conseil de coopération douanière (CCD), dont la mission est d'améliorer l'efficacité et l'efficience des services douaniers dans le monde entier. L'OMD représente 186 administrations douanières qui traitent collectivement environ 98 % du commerce mondial. En tant que centre mondial d'expertise douanière, l'OMD est la seule organisation internationale compétente en matière douanière. En tant que forum de dialogue et d'échange d'expériences entre les délégués nationaux des douanes, l'OMD offre à ses Membres un large éventail de conventions et d'autres instruments internationaux, ainsi qu'une assistance technique et des services de formation fournis soit directement par le Secrétariat, soit avec sa participation. Le Secrétariat soutient également activement ses Membres dans leurs efforts de modernisation et de renforcement des capacités au sein de leurs administrations douanières nationales, tout en encourageant la coopération internationale entre eux.

BRÈVE DESCRIPTION DU POSTE VACANT

Dans le cadre d'un processus de modernisation en cours, l'OMD a créé un nouveau poste d’Agent chargé(e) des achats qui rejoindra notre Service juridique et des achats. À partir du 1er juillet 2025, ce service englobera non seulement toutes les tâches et responsabilités juridiques, mais aussi celles liées aux achats. Sous la responsabilité du Chef du service juridique et des achats, l’Agent chargé(e) des achats travaillera et collaborera également avec trois conseillers juridiques. Au sein de cette équipe interfonctionnelle, l’Agent chargé(e) des achats jouera un rôle central en garantissant l'acquisition rentable, transparente, durable et éthique de milliers de biens et de services chaque année, qui sont tous essentiels aux opérations de l'Organisation Soutenant à la fois les services opérationnels de l'Administration (notamment le Service informatique, la Comptabilité, les Ressources humaines, le Service publications, la Communication, etc.) et les directions techniques qui supervisent les activités et les projets liés aux douanes, l’Agent chargé(e) des achats gérera l'acquisition d'un large éventail de biens et de services auprès de centaines de fournisseurs, tant au niveau local qu'au niveau mondial. Il s'agit notamment de développements informatiques complexes, de l'entretien et de 1 l'amélioration du bâtiment du siège, de solutions d'apprentissage en ligne, de services de voyage (y compris les agences de voyage et les compagnies aériennes), de solutions d'assurance et de financement, de services de santé et de ressources humaines, de réservations d'hôtels et de salles de conférence, de services de traduction et d'interprétation, de consultants et d'experts dans divers domaines, de biens et de services spécifiques aux projets liés aux douanes, de publications (conception graphique, impression, logistique, etc.), et bien plus encore. Dans le cadre de la mise en place et du développement de notre nouveau Service juridique et des achats, l’Agent chargé(e) des achats contribuera à relever les défis émergents et à tirer parti des opportunités en matière d'approvisionnement, en s'adaptant à l'évolution constante du marché mondial. Il s'agira notamment de naviguer dans les complexités de la transformation numérique et des achats en ligne, de tirer parti de l'analyse des données et de l'IA, de favoriser une solide gestion des relations avec les fournisseurs, de promouvoir la durabilité et les pratiques d'approvisionnement éthiques, et d'améliorer la gestion des risques et la résilience de la chaîne d'approvisionnement.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Sous la supervision du Chef du service juridique et des achats, l’Agent chargé(e) des achats se concentrera sur les activités-clés suivantes :

(i) Élaboration de politiques et de procedures Contribuer à l'élaboration, à l'évaluation et à l'amélioration des politiques, des procédures, des lignes directrices, des modèles et des meilleures pratiques en matière de passation de marchés; veiller au respect des règles de l'OMD.

(ii) Étude de marché et base de données des fournisseurs Analyser les tendances du marché, identifier les fournisseurs potentiels et maintenir une base de données complète des fournisseurs.

(iii) Spécifications des marchés publics et gestion des risques Conseiller sur les stratégies de passation de marchés, examiner les documents de passation de marchés, assurer la conformité aux règles et procédures de l'OMD, gérer les risques et mettre en œuvre le contrôle de au cours du processus de passation de marchés.

(iv) Évaluation des offres Examiner les offres, participer aux évaluations techniques et financières, effectuer des vérifications d'antécédents et des évaluations financières, participer aux comités d'évaluation, assurer le suivi des offres rejetées et participer à la gestion de tout litige lié à la passation de marchés.

(v) Négociation et gestion des contrats Soutenir les conseillers juridiques dans les négociations contractuelles, contrôler la conformité des contrats, gérer les relations avec les fournisseurs et résoudre les problèmes de performance.

(vi) Conformité et éthique Veiller à ce que les processus de passation de marchés respectent les règles et les politiques de l'OMD, contrôler les normes éthiques et aider à résoudre les problèmes de fraude ou de non-conformité.

(vii) Documentation et rapports Tenir à jour les dossiers de passation de marchés, produire des rapports pour les parties prenantes et assurer la transparence des activités d’acquisition.

(viii) Renforcement des capacités Contribuer à la formation et au soutien du personnel impliqué dans la passation de marchés, renforcer les capacités organisationnelles dans les processus d’acquisition.

(ix) Représentation et communication Représenter le Service juridique et des achats lors d'événements pertinents, collaborer avec d'autres entités et communiquer efficacement les activités d'achat avec les parties prenantes.

(x) Soutien parajuridique et administratif Assister les conseillers juridiques en leur apportant un soutien administratif et en effectuant des tâches paralégales.

ÉDUCATION

Diplôme universitaire en marchés publics, économie, finances, droit ou autres domaines étroitement liés au poste;

• Un diplôme universitaire avancé (master ou équivalent académique) dans l'une des disciplines susmentionnées serait un atout ;

• Un certificat PNUD/CIPS ou équivalent en matière de passation de marchés serait un atout.

EXPÉRIENCE ET QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

•  Au moins trois (3) ans d'expérience professionnelle pertinente; une expérience dans un environnement international, multiculturel et multilingue est indispensable;

• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication;

• Solides compétences en matière d'analyse et de résolution de problèmes, approche rigoureuse et orientée vers la recherche de solutions;

• Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe;

• Capacité à planifier son propre travail et à gérer un certain nombre de tâches urgentes;

• Capacité d'initiative et d'anticipation, créativité et flexibilité dans le travail, attrait pour la formation continue et le développement de nouvelles compétences;

• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel, en respectant la diversité des personnes; et

• Une expérience professionnelle dans un poste similaire au sein d'une organisation internationale serait également un atout.

LANGUES

• Maîtrise des deux langues officielles de l'OMD est indispensable (anglais et français);

CONTRAT ET CONDITIONS

• Membre du personnel sous contrat de l'OMD pour une durée de trois (3) ans (avec possibilité de renouvellement) ;

• Période probatoire: six (6) mois;

• Emploi à temps plein (trente-sept (37) heures et quarante (40) minutes par semaine) au siège de l'OMD à Bruxelles, Belgique;

• Trente (30) jours de congés payés annuels;

• Salaire basé sur l'échelle des salaires des organisations coordonnées, grade B4, échelon 1; montant de 4.388,92 EUR/mois (rémunération exonérée de l'impôt sur le revenu en Belgique) ;

• Le traitement de base est complété par des indemnités ou allocations auxquelles le membre du personnel peut avoir droit et il fait l’objet de déductions obligatoires, à savoir la cotisation au titre de l’indemnité de cessation de fonctions (pour la planification de la retraite) ainsi que les contributions aux primes de l’assurance maladie et de l’assurance vie et invalidité.

Ce poste est soumis au Manuel du personnel de l'OMD (pour le personnel permanent). Si un candidat a des liens de parenté avec des membres actuels du personnel de l'OMD (conjoint, père, mère, fils, fille, frère ou sœur), il est tenu de l'indiquer expressément dans son dossier de candidature.

PROCESSUS DE CANDIDATURE ET DE RECRUTEMENT

Il incombe aux candidats de démontrer qu'ils satisfont à chacune des qualifications et exigences essentielles. Les candidats sont encouragés à décrire des réalisations concrètes dans leur CV et/ou leur lettre de motivation, ainsi qu'à fournir des références. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour une évaluation qui peut comprendre un test écrit et/ou un entretien. Tous les candidats présélectionnés peuvent être invités à fournir des copies de leur diplôme original, des certificats et des preuves de leur expérience pertinente. Les candidats présélectionnés peuvent également faire l'objet d'une vérification des références afin de confirmer les informations fournies dans leur candidature. Les candidats intéressés doivent soumettre leur candidature pour examen au plus tard le 15 août 2025, accompagnée d'un CV et d'une lettre de motivation en anglais ou en français. Cette candidature doit être envoyée par courrier électronique à l'adresse suivante:

procurementofficer@wcoomd.org

L'objet du courriel envoyé par chaque candidat doit indiquer clairement l'offre d'emploi pour laquelle il postule. Les candidats intéressés peuvent soumettre une demande d'informations complémentaires par courrier électronique, en indiquant leur nom complet et leurs coordonnées. L'évaluation des candidats sera effectuée sur la base des informations fournies dans le dossier de candidature, conformément aux critères du poste et aux règles applicables de l'OMD.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

L'OMD s'engage à respecter les principes d'intégrité, de transparence et de responsabilité, ainsi qu'à promouvoir la diversité au sein de son personnel. En conséquence, les candidatures de personnes qualifiées, quel que soit leur sexe, seront traitées sur un pied d'égalité et il sera dûment tenu compte de l'importance de recruter des ressortissants des membres de l'OMD sur une base géographique aussi large que possible. La limite d'âge pour travailler à l'OMD est de 65 ans. Veuillez noter que le bâtiment du siège de l'OMD est un environnement non- fumeur. Toute donnée personnelle collectée et traitée dans le cadre de la procédure de recrutement sera conforme à la politique de protection des données personnelles de l'OMD (disponible sur le site web de l'OMD: https://www.wcoomd.org/en/about-us/legal-instruments/policies.aspx). Toute question ou plainte à ce sujet peut être adressée au délégué à la protection des données de l'OMD (dpo@wcoomd.org).

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