Project Support Officer

Job Category

Job Location

Expiration Date

30 Sep 2021

Compliance and Facilitation Directorate

Enforcement and Compliance Sub-Directorate

WCO ENVIRONMENT PROGRAMME

Project Support Officer –

Re-advertised due to technical issue. Candidates who have already applied for this position are encouraged to resubmit their applications.

  1. INTRODUCTION

The World Customs Organization (WCO) is an independent intergovernmental body, established in 1952 as the Customs Co-operation Council (CCC), whose mission is to enhance the effectiveness and efficiency of Customs services across the globe. The WCO represents 183 Customs administrations that collectively process approximately 98% of world trade. As the global centre of Customs expertise, the WCO is the only international organization with competence in Customs matters.

As a forum for dialogue and exchange of experiences between national Customs delegates, the WCO offers its Members a range of Conventions and other international instruments, as well as technical assistance and training services provided either directly by the Secretariat, or with its participation. The Secretariat also actively supports its Members in their endeavours to modernize and build capacity within their national Customs administrations.

  1. OVERVIEW

Within the WCO Compliance and Facilitation Directorate, the Environment Programme (EP) supports all WCO Members with regards to Customs related enforcement matters in the field of environmental crimes, especially illegal wildlife trade (IWT). Activities encompass the Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora (CITES) enforcement and compliance and the Customs administration assessment of actions required to implement CITES: diagnostic missions, training, planning and executing IWT related enforcement operations, and liaising with Member administrations, etc.

The Swedish International Development Agency (SIDA) and the WCO jointly prepared a two-year Project to support WCO Member Customs administrations in sub-Saharan Africa, under the auspices of the Combating Illegal Trade in Wildlife: 2021-2023 Programme. The Project aims to capacitate selected Customs administrations in the mentioned region to better implement the CITES and enforce wildlife trade provisions (national and international), while also raising effectiveness in recognizing and intercepting illegal wildlife trade shipments or cases by applying Customs Risk Management and operational preparation, with emphasis on fostering the regional/international cooperation in relation to illegal wildlife trade.

  1. MAIN ACCOUNTABILITIES

Under the supervision of the Programme Officer responsible for IWT related projects, the Project Support Officer will focus on the following key activities:

  1. Ensuring the effective administration of the Combating Illegal Trade in Wildlife: 2021-2023 Programme, including estimating costs, processing claims and invoices, drafting letters, logistical arrangements for missions, events or training, scheduling meeting, including online engagements;
  2. Responding to general queries in relation to activities planned under the Programme;
  3. Assisting with reporting, including the monthly progress report to management;
  4. Submitting travel requests according to WCO procedures;
  5. Maintaining project documents and archive;
  6. Supporting procurement and contracting processes;
  7. Supporting the revision (editing) of training materials (non-Customs related parts of the document);
  8. Supporting the preparation of Project related documents;
  9. Conducting basic research in support of the Environment Programme;
  10. Performing data extractions from the relevant WCO databases when required;
  11. Contributing towards drafting the Programme newsletter, and other Programme communication and visibility activities;
  12. Supporting liaison process with external stakeholders, such as donors, Member administrations, partner organizations and experts; and
  13. Performing other related duties as may be assigned by the supervisor.
  1. EDUCATION
  • University degree in the field of project management/administration/international relations/development cooperation or related fields.
  1. EXPERIENCE
  • Minimum four (4) years of previous experience in providing administrative and logistical support in a programme/project context is required;
  • Experience in compiling and analysing budget statistics and other related financial information;
  • Experience with large databases (Excel) would be an asset;
  • Experience in and/or knowledge of the functioning of international organizations would be an asset;
  • Experience in working with EU donor-funded projects would be an asset;
  • Experience in working in/with sub-Saharan Africa would be an asset; and
  • Experience in environmental matters would be an asset.
  1. LANGUAGES
  • Fluency in English; and
  • Knowledge of French would be a strong asset.
  1. COMPETENCIES
  • Excellent organizational skills;
  • Excellent communication skills (oral and written);
  • Ability to work in an international and multicultural environment;
  • Ability to adhere to tight deadlines;
  • In-depth knowledge of MS office (Word, Excel and PowerPoint); and
  • Ability to adapt to the administrative and financial tools used by the WCO.
  1. CONTRACT AND CONDITIONS
  • Staff member under short-term contract of two (2) years;
  • Probationary period: six (6) months;
  • Full-time employment (37 hours and 40 minutes weekly) at the WCO Headquarters in Brussels, Belgium;
  • 30 days of annual paid leave;
  • Salary of 3,500 EUR/month all-inclusive (remuneration exempted from income tax in Belgium); and
  • Compulsory WCO health insurance deducted from the salary (around 65 EUR/month).

This position is subject to the Manual for Short-Term Contractors. The successful applicant shall not acquire the right subsequently to occupy a permanent post within the WCO. The successful applicant will not be affiliated to any retirement fund or pension scheme taken by the WCO. 

  1. APPLICATION AND RECRUITMENT PROCESS

The onus is on the applicant to demonstrate how he/she meets each of the essential qualifications and requirements. Applicants are encouraged to detail concrete achievements in their CVs and/or in their cover letters as well as include references.

Only short-listed candidates will be contacted for an assessment which may include a written test and/or an interview. All short-listed candidates may be requested to provide copies of their original diploma, certificates and proof of relevant experience. Pre-selected candidates may also be subject to reference checks to confirm the information provided in the application.

Interested candidates should submit their application for review no later than 30 September 2021, including a CV and cover letter in English by e-mail to:

environmentprog@wcoomd.org

Interested candidates may submit a request for additional information via e-mail, providing full name and contact details.

The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to criteria of the position and the WCO applicable rules.

  1. ADDITIONAL INFORMATION

The WCO values commitment to the principles of integrity, transparency and accountability as well as values diversity among its staff members. Applications from qualified women and men will receive equal treatment and due regard will be paid to the importance of recruiting nationals from WCO Members on as wide a geographical basis as possible. Please note that the WCO Headquarters is a non-smoking environment.

Direction du contrôle et de la facilitation

Sous-direction du contrôle et de la lutte contre la fraude

PROGRAMME DE L'OMD SUR L'ENVIRONNEMENT

Agent d’appui au projet –

Republié en raison d'un problème technique. Les candidats qui ont déjà postulé pour ce poste sont encouragés à soumettre à nouveau leur candidature.

  1. INTRODUCTION

L’Organisation mondiale des douanes (OMD) est une organisation intergouvernementale indépendante, créée en 1952 sous le nom de Conseil de coopération douanière (CCD), dont la mission est d’améliorer l’efficacité des administrations douanières à travers le monde. L’OMD compte 183 administrations douanières Membres traitant globalement près de 98% du commerce mondial. En tant que centre mondial d’expertise douanière, l’OMD est la seule organisation internationale qui soit compétente en matière douanière.

Instance de dialogue et d’échange d’expériences entre les délégués des administrations douanières nationales, l’OMD propose à ses Membres un large éventail de conventions et d'autres instruments internationaux, ainsi qu’une assistance technique et des services de formation assurés directement par le Secrétariat ou en collaboration avec le Secrétariat. Le Secrétariat soutient également activement ses Membres dans leurs efforts de modernisation et de renforcement des capacités au sein de leurs administrations.

  1. VUE D'ENSEMBLE

Au sein de la Direction du contrôle et de la facilitation de l'OMD, le Programme sur l'environnement accompagne tous les Membres de l'OMD dans leur lutte contre la fraude douanière liée à des délits environnementaux, en particulier au commerce illégal d'espèces sauvages. Les activités de ce programme englobent la lutte contre la fraude et le contrôle par rapport à la Convention sur le commerce international des espèces de faune et de flore sauvages menacées d'extinction (CITES) et l'évaluation par les administrations douanières des mesures nécessaires à la mise en œuvre de la CITES : missions de diagnostic, formation, planification et exécution d'opérations de lutte contre le commerce illégal d'espèces sauvages, contacts avec les administrations Membres, etc.

L'Agence suédoise pour le développement international (SIDA) et l'OMD ont préparé ensemble un projet de deux ans destiné à assister les administrations douanières de pays d'Afrique sub-saharienne, Membres de l'OMD, dans le cadre du Programme 2021-2023 de lutte contre le commerce illégal d'espèces sauvages. Ce projet vise à doter les administrations douanières sélectionnées dans cette région des capacités nécessaires pour mieux mettre en œuvre la CITES et faire respecter les dispositions (nationales et internationales) relatives au commerce d'espèces sauvages. Ce projet vise également à augmenter l’efficacité dans la reconnaissance et l’interception des  envois ou des cas de commerce illégal d'espèces sauvages grâce à une gestion des risques douaniers et à une préparation opérationnelle consistant essentiellement à encourager la coopération régionale ou internationale en matière de commerce illégal d'espèces sauvages.

  1. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Sous la supervision du ou de la responsable de projets liés au commerce illégal d'espèces sauvages au sein de ce Programme, l’agent d’appui au projet devra effectuer les tâches principales suivantes :

  1. assurer l'administration du Programme 2021-2023 de lutte contre le commerce illégal d'espèces sauvages comme il se doit et notamment : l’estimation des coûts, le traitement des réclamations et des factures, la rédaction de lettres, l’organisation logistique des missions, d’événements ou de formations, la programmation des réunions, notamment la participation en ligne ;
  2. répondre aux demandes d'informations générales sur les activités prévues dans le cadre du Programme ;
  3. aider à l'élaboration des rapports, notamment du rapport d'avancement mensuel à la direction ;
  4. présenter les demandes de déplacement selon les procédures de l'OMD ;
  5. gérer les documents et les archives du projet ;
  6. contribuer aux processus d’achats et de passation de contrats ;
  7. contribuer à la révision (rédactionnelle) des supports de formation (aspects non douaniers dans les documents) ;
  8. contribuer à l'élaboration des documents liés au projet ;
  9. conduire des activités de recherche de base pour le Programme sur l'environnement ;
  10. extraire des données des bases de données pertinentes de l'OMD lorsque cela est demandé ;
  11. participer à la rédaction de la lettre d'information du Programme et à d'autres actions de communication et actions visant à faire mieux connaître le Programme;
  12. assurer la coordination avec les partenaires extérieurs : donateurs, administrations Membres, organisations partenaires et experts ; et
  13. accomplir d'autres tâches qui pourront lui être confiées par son supérieur.
  1. FORMATION
  • Diplôme universitaire dans le domaine de la gestion de projet/de l’administration/des relations internationales/de la coopération au développement ou dans des domaines connexes.
  1. EXPÉRIENCE
  • Au moins quatre (4) ans d'expérience dans le domaine du soutien administratif et logistique dans le cadre d'un programme ou projet ;
  • Expérience en matière de collecte et d'analyse de statistiques budgétaires et d'autres informations financières connexes ;
  • De l’expérience avec de vastes bases de données (Excel) serait un atout ;
  • Une expérience et/ou la connaissance du fonctionnement des organisations internationales serait un atout ;
  • Toute expérience de travail dans le cadre de projets financés par l’UE serait un atout ;
  • Toute expérience de travail en Afrique sub-saharienne ou avec l'Afrique sub-saharienne serait un atout ; et
  • Toute expérience en matière de questions environnementales serait un atout.
  1. LANGUES
  • Parfaite maîtrise de l’anglais ; et
  • La connaissance du français serait un atout majeur.
  1. COMPÉTENCES
  • Excellent sens de l’organisation ;
  • Excellentes capacités de communication (à l'oral et à l'écrit) ;
  • Capacité à travailler dans un environnement international et multiculturel ;
  • Capacité à respecter des délais serrés ;
  • Connaissance approfondie de MS office (Word, Excel et PowerPoint) ; et
  • Capacité à s’adapter aux outils administratifs et financiers utilisés par l’OMD
  1. CONTRAT ET CONDITIONS
  • Membre du personnel sous contrat de courte durée de deux (2) ans ;
  • Période d'essai : six (6) mois ;
  • Emploi à temps plein (37 heures et 40 minutes par semaine) au siège de l’OMD à Bruxelles, Belgique ;
  • 30 jours de congés payés annuels ;
  • Salaire de 3 500 EUR/mois tout compris (rémunération exonérée de l’impôt sur le revenu en Belgique) ; et
  • Assurance maladie obligatoire de l’OMD et déduite du salaire (environ 65€/mois).

Ce poste est soumis au Manuel du personnel sous contrat de courte durée. Le(La) candidat(e) retenu(e) n’acquiert en aucun cas un droit à occuper ultérieurement un poste permanent au sein de l’OMD. Il(Elle) ne sera affilié(e) à aucun fond ou régime de retraite auquel l’OMD a souscrit.

  1. CANDIDATURE ET PROCÉDURE DE RECRUTEMENT

Il incombe aux candidat(e)s de démontrer qu’ils/elles disposent des compétences et qualifications essentielles pour occuper le poste. Les candidat(e)s sont encouragé(e)s à détailler clairement, dans leur CV et/ou leur lettre de motivation, les réalisations concrètes qu’ils/elles ont effectuées au cours de leur carrière et à indiquer des personnes de référence.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour une évaluation qui pourra comprendre un test écrit et/ou un entretien. Il pourra être demandé à tou(te)s les candidat(e)s présélectionné(e)s de fournir des copies de leur(s) diplôme(s) et certificat(s) et/ou d'une(des) preuve(s) d’une expérience pertinente. Les candidat(e)s présélectionné(e)s peuvent également être soumis(es) à des contrôles visant à vérifier leurs références, afin de confirmer les informations fournies dans leur candidature.

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à adresser leur candidature accompagnée d’un CV et d’une lettre de motivation en anglais, au plus tard le 30 septembre 2021, par courrier électronique, à :

environmentprog@wcoomd.org

Les candidat(e)s intéressé(e)s peuvent demander des informations complémentaires par courrier électronique, indiquant leur nom, prénom et coordonnées.

L’analyse des candidatures sera effectuée sur la base des informations fournies, selon les critères applicables au poste vacant et selon les règles internes de l’OMD.

  1. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

L’OMD est attachée aux principes d’intégrité, de transparence et de responsabilité, ainsi qu'à la diversité au sein de son personnel. En ce sens, les candidatures de femmes et d’hommes qualifiés seront traitées sur un pied d’égalité. Il sera également tenu compte de l’importance de recruter des ressortissants de Membres de l’OMD sur une base géographique aussi large que possible. Il est à noter par ailleurs que le siège de l’OMD est un environnement non-fumeur.

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