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Office Manager / Sekretariatsleitung (m/w) fur die Reprasentanz in Brussel

Bertelsmann AG - 15 December 2009

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Job Description

Ihre Aufgaben
 
Als Office Manager / Sekretariatsleiter (m/w) der Bertelsmann Repräsentanz in Brüssel sind Sie erster Ansprechpartner für alle Belange im Verbindungsbüro. Neben allgemeinen Sekretariatsaufgaben, wie: 

• Koordination des Sekretariatsablaufs und Betreuung von zwei leitenden Teammitgliedern und eines weiteren Teammitglieds
• Terminkoordination mit internen und externen Personen
• Kalenderpflege, Postbearbeitung, Büroablage, Einkauf / Bestellungen, zentraler Telefondienst
• Reiseplanung, -buchung und Reisekostenabrechnung
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Erstellung von Präsentationsunterlagen in Word und Power Point
• Terminliche Nachverfolgung laufender Projekte sowie Pflege des Kontaktnetzwerkes

 
gehören auch folgende Aufgaben zu Ihrem Tätigkeitsbereich:

• Ansprechpartner für sämtliche Reparaturen, Reinigung, Computerwartung, Einkäufe und für den Sicherheitsdienst
• Korrespondenz mit externen Dienstleistern und Behörden
• Überprüfung und Durchführung der Buchhaltung sowie Abstimmung der Buchhaltung mit Deutschland
• Budgetplanung und -kontrolle für das Brüsseler Büro, in Absprache mit dem Büroleiter
• Konzeptionierung, Planung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings / Kulturveranstaltungen und Besuchen im Bertelsmann Büro (Catering, Empfang und Betreuung der Gäste vor Ort, Entwurf und Massenversand der Einladungen)

 
 
Ihr Profil
 
Nach Ihrem Abitur haben Sie Ihre Ausbildung als Industriekaufmann/-frau, Fremdsprachenassistent/in oder ein vergleichbares Studium erfolgreich abgeschlossen und konnten bereits mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich sammeln. Sie arbeiten gern in einem internationalen Umfeld und interessieren sich für Themen rund um die Europäische Union und Brüssel. Sie bringen ein hohes Maß an Flexibilität, Loyalität, Einsatzbereitschaft sowie Eigenengagement mit. Zudem zeichnen Sie sich durch eine hohe Leistungsbereitschaft, Flexibilität und Teamfähigkeit aus. Sie sind bereit in einem kleinen Team zu arbeiten und scheuen sich nicht eine neue Stadt und eine neue Kultur kennenzulernen. Ihre Kommunikationsstärke - mündlich und schriftlich - und Ihr Organisationstalent sind überzeugend.  Ein souveränes und freundliches Auftreten sowie sehr gute Umgangs- und Ausdrucksformen sind für Sie ebenso selbstverständlich wie die Arbeit in einem internationalen Umfeld. Sie beherrschen die deutsche und englische Sprache und runden Ihr Profil idealerweise mit Kenntnissen der französischen und/oder niederländischen Sprache ab. Darüber hinaus sind Sie sicher im Umgang mit dem MS-Office-Paket und dem Internet.
 
 
Gestalten Sie gemeinsam mit uns die Welt der Medien und Services. Wir bieten Ihnen unternehmerische Herausforderungen und faszinierende Projekte in attraktiven Arbeitsumfeldern sowie individuelle Einstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten. Bertelsmann ist ein internationales Medienunternehmen, das in den Bereichen Fernsehen (RTL Group), Buch (Random House), Zeitschriften (Gruner + Jahr), Medienservices (Arvato) und Medienclubs (Direct Group) in mehr als 50 Ländern der Welt aktiv ist.
 
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