Juniorfachkraft (m/w/d) im Eventmanagement hochrangiger Veranstaltungen

Job Category

Job Experience

Job Location

Expiration Date

05 Feb 2020

Einsatzort: Brüssel
Einsatzzeitraum: 01.02.2020 -
Fachgebiet: Organisations- und
Managementberatung
Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit
Bewerbungsfrist: 20.01.2020

Als Bundesunternehmen unterstützt die GIZ die Bundesregierung dabei, ihre Ziele in der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung zu erreichen.

Tätigkeitsbereich
Die Deutsche Gesellschaft für internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH unterstützt verschiedene deutsche Bundesressorts und die Europäischen Kommission bei der Planung, Organisation und Umsetzung hochrangiger Veranstaltungen.
Unsere Abteilung Veranstaltungsmanagement in Brüssel arbeitet in enger Abstimmung mit den zuständigen Einheiten der verschiedenen Bundesressorts und den verschiedenen Generaldirektionen der Europäischen Kommission zusammen. Projektteams und verschiedene Teilbereiche der Veranstaltungsorganisation werden dabei von der Projektleitung koordiniert. In allen Teilbereichen ist sowohl die Kompetenz zum flexiblen, selbständigen und vorausschauenden Arbeiten gefordert als auch die Bereitschaft, sich in die Koordination des Gesamtprozesses einzugliedern.

Die mit dieser Ausschreibung angebotene Tätigkeit bezieht sich auf den Teilbereich Eventmanagement für die Organisation der Veranstaltungen. Hierfür bringen Sie folgende Eigenschaften mit:

  • professionelles Verständnis vom Gesamtprozess einer Veranstaltungsorganisation und Bereitschaft, sich bei Bedarf auch in anderen Teilbereichen zu engagieren, um eine erfolgreiche Umsetzung der Veranstaltungen zu gewährleisten
  • ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis
  • Teamfähigkeit
  • Belastbarkeit auch in Hochphasen des Projekts
  • interkulturelle Kompetenz

Ihre Aufgaben

  • Einladungsmanagement
  • Registrierung von Veranstaltungsteilnehmern
  • Liaison mit Veranstaltungsteilnehmern
  • Unterstützung bei der Qualitätssicherung aller Leistungen (inkl. Kick-Offs, Briefings, Jour Fixes)
  • Timeline Management
  • Organisation von Vergabeverfahren im Bereich Veranstaltungsmanagement
  • Buchung von Veranstaltungsleistungen (Flugtickets, Zugtickets, Hotels, Catering, Equipment, Dolmetscher, Taxi etc.)
  • Budgetmonitoring der Veranstaltungen
  • Rechnungsprüfung
  • Produktion von Badges und Konferenzmappen
  • Umsetzung der protokollarischen Vorgaben des Auftraggebers
  • regelmäßige Teilnahme an Veranstaltungen im In- und Ausland
  • Auswertung von Teilnehmerfeedbacks
  • Reporting

Ihr Profil

  • Abgeschlossenes Hochschulstudium oder Ausbildung, idealerweise in Veranstaltungs-/Eventmanagement, Kommunikations-, Politik-oder Wirtschaftswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Mind. 2 Jahre Arbeitserfahrung und sehr gute Kompetenzen im Veranstaltungs- und Konferenzmanagement, Erfahrung im Projektmanagement, inkl. Operationsplanung, Budgetplanung und -monitoring)
  • Erfahrungen in der effizienten Gestaltung von Arbeitsabläufen und administrativen Prozessen, sowie
  • Fähigkeit zu pragmatischen Problemlösungen
  • Kenntnisse in der Pflege von Teilnehmerdatenbanken
  • Erfahrung im qualitativen Teilnehmermanagement
  • Erfahrungen/Kenntnisse im Bereich Datenschutz
  • Kenntnis der (internationalen) politischen Landschaft und Prozesse sind wünschenswert
  • Verhandlungsgeschick, gute Moderations- und Kommunikationsfähigkeit
  • Sicheres und überzeugendes Auftreten in Stresssituationen und Präsentationssicherheit
  • Gespür für Protokoll- und Positionierungsfragen
  • Erfahrung in der Steuerung von Dienstleistern
  • Exzellente Deutschkenntnisse, verhandlungssichere Englischkenntnisse, ggf. weitere Sprachkenntnisse wie Französisch oder Spanisch wünschenswert

Hinweise
Die GIZ möchte den Anteil von Menschen mit Behinderung im Unternehmen erhöhen. Daher freuen wir uns über entsprechende Bewerbungen.
Hier können Sie sich einen Überblick zu unseren Leistungspaketen verschaffen.

Unsere Benefits
Wir sind ein weltweit tätiger Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung. In mehr als 130 Ländern sind wir vertreten und bieten Ihnen die Möglichkeit, sich an einem dieser Standorte mit Ihrem fachlichen Know-how einzubringen. Unsere Unternehmenskultur ist von Vielfalt und Respekt geprägt: Die GIZ fördert und unterstützt jede/n Einzelne/n und sichert so individuelle Chancen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – unabhängig zum Beispiel von Geschlecht, Nationalität oder Religion. Dass Führungspositionen sowohl mit Frauen als auch mit Männern besetzt sind, ist für uns selbstverständlich.

Über uns
Diese Position ist dem Band 3 zugeordnet.

Kontakt & Bewerbung
Didier Van Hecke
didier.vanhecke@giz.de
+32 22292780

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