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19 Dec 2019

Services Centraux

Assistant principal – Services généraux

 

  1. INTRODUCTION

L’Organisation Mondiale des Douanes (OMD) est une organisation intergouvernementale indépendante, créé en 1952 sous le nom de Conseil de coopération douanière (CCD), dont la mission est d’améliorer l’efficacité des administrations douanières à travers le monde. L’OMD représente 183 administrations douanières qui traitent ensemble près de 98% du commerce mondial. En tant que centre mondial d’expertise douanière, l’OMD est la seul organisation internationale qui soit compétente en matière douanière.

Forum de dialogue et d’échange d’expériences entre les délégués des administrations douanières nationales, l’OMD offre à ses Membres un large éventail de conventions et autres instruments internationaux, ainsi qu’une assistance technique et de formation assurée directement par le Secrétariat, ou bien avec la coopération de ce dernier. Le Secrétariat soutient également activement ses Membres dans leurs efforts de modernisation et de renforcement des capacités au sein de leurs administrations douanières.

  1. PRESENTATION

Les Services centraux sont composés d’une équipe de dix personnes couvrant les besoins relatifs à six domaines d’activité principaux comprenant les achats, la gestion du bâtiment, la sécurité, la salle du courrier (« mail room »), le service relatif aux salles de conférences et les cuisines.

  1. CONTEXTE DU POSTE

Le poste d’Assistant principal est majoritairement lié à l’entretien général du bâtiment et à la gestion logistique. Il repose sur un travail d’équipe et fait suite au départ en retraite d’un membre du personnel permanent des Services centraux.

  1. OBJECTIFS

Les objectifs du poste sont les suivants :

  • Veiller au bon fonctionnement du matériel de l’Organisation;
  • Veiller à la bonne gestion des stocks et tenir les inventaires à jour; et
  • Apporter une assistance technique générale.
  1. RESPONSABILITES PRINCIPALES

Sous la supervision du Chef des Services Centraux, l’Assistant principal devra effectuer les tâches principales suivantes :

  • Entretenir et réparer le mobilier de bureau et effectuer de petits travaux de réparation liés à l’entretien général du bâtiment et à sa décoration ;
  • Sur autorisation du superviseur, se procurer le matériel nécessaire aux réparations directement auprès des fournisseurs ;
  • Déplacer du mobilier ou des marchandises à l’intérieur du bâtiment de l’OMD ;
  • Procéder à la maintenance ordinaire des imprimantes et des machines à photocopier - notamment remplacer les cartouches d’encre et toute autre pièce - gérer l’approvisionnement en papier et gérer le stock. Offrir également un service de dépannage simple (bourrage papier, etc.). L’Assistant principal signalera toute panne au Chef de Service pour demande d’assistance technique externe, le cas échéant ;
  • Effectuer la distribution journalière du courrier, en collaboration avec l’Agent en poste au « mail room » pour toute autre tâche liée au déplacement, à la réception de colis et à la préparation d’envoi de documents ou de colis, le cas échéant ;
  • Gérer l’approvisionnement en bombonne d’eau et en gobelets aux différents étages du bâtiment et en gérer le stock ;
  • Assister, le cas échéant, les agents des Services centraux travaillant au sein de la cantine de l’Organisation, en collaboration et alternativement avec l’Agent en poste au « mail room », lors de grands séminaires (service des plats à la cantine du personnel, intervenir pour la vaisselle des plats, etc.) ;
  • Effectuer des tâches diverses liées à la maintenance du bâtiment tel que l’épandage d’anti herbe, d’anti limace, de sel, ou encore en matière de réception des livraisons ;
  • Se charger de l’inventaire du mobilier et tenir à jour les listes Excel de stock et de déclassement et, le cas échéant, encoder toute nouvelle acquisition ;
  •  Encoder et ranger les cadeaux reçus par le Secrétaire général ;
  • Assister le Chef des Services centraux dans la gestion de la pyramide des clés du bâtiment ; et
  • Toute autre tâche liée aux fonctions d’Assistant principal telle que définie par le superviseur.
  1. FORMATION
  • Etudes secondaires complètes ou diplôme en école professionnelle.
  1. EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
  • Expérience technique simple en matière d’entretien de bâtiment (petites réparations) ;
  • Expérience en gestion simple de stocks de marchandises (inventaire) ;
  • Connaissance des outils de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, etc.) ; et
  • Expérience en matière d’expédition de colis et de courrier.
  1. LANGUES
  • Maîtrise parfaite du français parlé et écrit ;
  • Une bonne connaissance de la langue anglaise serait un atout.
  1. COMPETENCES
  • Capacité à agir promptement et avec discernement ;
  • Capacité à travailler dans un environnement international, multiculturel et multi-lingual ;
  • Capacité à observer les locaux en vue de détecter tout problème lié à l’entretien du bâtiment ou autre ;
  • Excellente communication et capacité à travailler en équipe ;
  • Bonne présentation, être courtois, pondéré, respectueux et ponctuel ; et
  • Capacité à travailler de façon autonome tout en maintenant informé le Chef du Service dans les domaines définis ensemble comme plus sensibles.
  1. CONTRAT  ET CONDITIONS
  • Membre du personnel sous contrat de courte durée de deux (2) ans (avec possibilité de renouvellement) ;
  • Période probatoire : 6 mois (avec possibilité d’extension);
  • Emploi à temps plein (37 heures et 40 minutes par semaine) au siège de l’OMD à Bruxelles, Belgique ;
  • 30 jours de congés payés par an ;
  • Salaire de 2700€/mois tout compris (rémunération exonérée de l’impôt sur le revenu en Belgique) ; et
  • Assurance maladie obligatoire de l’OMD et déduite du salaire (environ 65€/mois).

Ce poste est soumis au Manuel du Personnel sous contrat de courte durée. Le candidat retenu n’acquiert en aucun cas un droit à occuper ultérieurement un poste permanent au sein de l’OMD. Il ou elle ne sera affilié(e) à aucun fond ou régime de retraite pris par l’OMD. 

  1. CANDIDATURE ET PROCEDURE DE RECRUTEMENT

Il incombe aux candidat(e)s de démontrer qu’ils disposent des compétences et qualifications essentielles pour occuper le poste. Les candidats sont encouragés à détailler clairement, dans leur CV et/ou leur lettre de motivation, les réalisations concrètes qu’ils ont effectuées au cours de leur carrière, ainsi qu’à inclure des personnes de référence à leur candidature.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour évaluer leurs compétences, sur la base d’un test écrit et/ou d’un entretien. Il pourra être demandé à ces candidats de fournir des copies de leur(s) diplôme(s), certification(s) et/ou preuve(s) d’une expérience pertinente. Ces candidats peuvent également faire l’objet d’une vérification de leurs références, afin de confirmer les informations fournies dans leur candidature.

Les candidats intéressés sont invités à adresser leur candidature pour examen au plus tard le 19 décembre 2019, accompagnée d’un CV et d’une lettre de motivation en français, par email à :

Central.Services@wcoomd.org

Ou par courrier à :

Organisation Mondiale des Douanes

Services Centraux

Rue du Marché, 30

B-1210 Bruxelles

Belgique

Les candidats intéressés peuvent envoyer des demandes d’information par courrier électronique, indiquant leur nom, prénom et informations de contact.

L’analyse des candidatures sera effectuée sur la base des informations fournies dans la candidature transmise, en application des critères applicable au poste vacant ainsi qu’aux règles internes de l’OMD.

  1. INFORMATIONS ADDITIONNELLES

L’OMD est attachée aux principes d’intégrité, de transparence et de responsabilité, ainsi qu’elle promeut la diversité au sein de son personnel. En ce sens, les candidatures de femmes et d’hommes qualifiés seront traitées sur un pied d’égalité, tout en tenant compte de l’importance de recruter des ressortissants des Membres de l’OMD sur une base géographique aussi large que possible. Veuillez noter que le siège de l’OMD est un environnement non-fumeur.

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