Assistenzposten / Office Management

Job Category

Job Experience

Job Location

Expiration Date

07 Jul 2020

Stellenausschreibung: Office Management – Assistenzposten (m/w/d) im NÖVBB - Verbindungsbüro des Amtes der Niederösterreichischen Landesregierung in Brüssel

Ihre Aufgaben:

  • Buchhaltung, Abrechnung, Einzahlungen, Rechnungslegung in Zusammenarbeit mit Budgetabteilung im Land NÖ
  • Office Management (inkl. elektronisches Aktensystem), Schriftverkehr, Terminkoordination, Kontakt- und Kalenderverwaltung
  • Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (Terminvereinbarungen, Flug- und Hotelbuchungen, allg. Logistik bei Besuchsplanungen wie Catering, Fuhrpark) und Abwicklung von Bestellungen, Inventarliste
  • Zuständig für Personalangelegenheiten im NÖVBB
  • Poststelle im NÖVBB
  • Kontakt zur Gebäudeverwaltung sowie Sicherheitsfirma, Übersetzungsbüros, Tontechnikerbüros, etc.
  • NÖVBB IT-Helpdesk in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung im Land NÖ sowie Betreuung Telefonanlage, Kopierer, Fax, technische Geräte 
  • Organisation, Ausrichtung und Anwesenheit bei NÖVBB-Veranstaltungen
  • Mithilfe bei der Vorbereitung und Durchführung von politischen Besuchsterminen
  • Management und Betreuung von Gästen und Besuchergruppen im NÖVBB

Wir erwarten:

  • Abgeschlossene Ausbildung; Abschluss einer Handelsakademie von Vorteil
  • Erfahrungen im Bereich Assistenz-/Sekretariat/Office Management von Vorteil
  • Sehr gute PC-Kenntnisse, darunter Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint) und Programmen für die Buchhaltung
  • Hervorragende Französisch-, Englisch- und Deutschkenntnisse; in Wort und Schrift
  • Kommunikationsfähigkeit und Organisationsgeschick
  • Proaktive, engagierte, gewissenhafte und exakte Arbeitsweise
  • Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und hohe Zuverlässigkeit
  • Stress- und krisenresistent
  • Vertrauenswürdige Persönlichkeit mit Teamgeist
  • Gutes und sicheres Auftreten

Wir bieten:

  • Das Gehalt orientiert sich an den ortsüblichen Entlohnungsgegebenheiten nach den Bestimmungen des belgischen Arbeitsrechts
  • 38-Stunden Woche (Vollzeit)
  • 25 Tage Urlaub, Zeitausgleich bei Überstunden
  • Monatsticket für die öffentlichen Verkehrsmittel in Brüssel
  • Garagenplatz im Bürogebäude in 1000 Brüssel, Rue du Commerce
  • Einen krisensicheren, abwechslungsreichen Job mit Selbstverantwortung in einem ambitionierten Team mit sehr gutem Arbeitsklima.

Wenn Sie Interesse an dieser vielseitigen Position haben, freuen wir uns über Ihre Bewerbung!

Ihre Bewerbungen senden Sie bitte an:

Mag. Victor Vaugoin,

Leiter NÖVBB - Verbindungsbüro des Amtes der NÖ Landesregierung

e-mail: victor.vaugoin@noel.gv.at sowie post.noevbb@noel.gv.at

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