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Expiration Date

25 Sep 2017

Formation en secrétariat et expérience de 2 ans minimum à un poste équivalent

Le CLORA (www.clora.eu) - Club des Organismes de Recherche français Associés - a été créé en 1991 pour faciliter l’action des acteurs de la recherche publique française auprès des institutions de l’Union européenne dans les domaines de la recherche, de la technologie, de l’innovation et de la formation. Le CLORA regroupe ainsi la majorité des organismes de recherche publics et des universités françaises et compte 15 personnels permanents des organismes représentés à Bruxelles. Parmi ses missions principales, le CLORA dialogue avec les institutions européennes, établit des liens avec d’autres réseaux/bureaux européens présents à Bruxelles et organise régulièrement des évènements d’information.

Placé(e) sous la coordination du/de la Président(e) du CLORA et dans le souci des besoins de l’équipe des permanents avec laquelle il/elle travaille, l’assistant(e) du CLORA occupe un poste pivot au sein de la structure en prenant en charge le secrétariat, le suivi quotidien des dossiers, la diffusion de l’information, la réalisation matérielle, logistique et la mise en œuvre d’actions ou d’événements. Il/elle assure le suivi du budget en lien avec le/la coordonnateur (trice) financier. En étroite collaboration avec les permanents, l’assistant(e) contribue à la mise en forme et la diffusion des productions du CLORA et s’implique dans les contenus des dossiers qui lui sont confiés.

Compétences / Expériences recherchées  

  • Formation en secrétariat et expérience de 2 ans minimum à un poste équivalent
  • Français langue maternelle ou équivalent
  • Maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit (accueil, mails ...)
  • Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PPT…)
  • Capacités rédactionnelles
  • Expérience d’organisation et de gestion d’évènements.
  • Connaissance de base en gestion, comptabilité (système belge)

Compétences / Expérences appréciées

  • Expérience/intérêt pour la politique européenne
  • Expérience dans l’utilisation d’un logiciel emailing
  • Expérience dans la gestion d’un back office de site web

Qualités

  • Autonomie, rigueur et fiabilité, attention portée aux détails et à la présentation
  • Sens du service pour l’intérêt général du CLORA et de ses membres
  • Esprit d’équipe, bon relationnel, devoir de réserve et discrétion
  • Proactif (ve) et force de propositions pour faciliter l’organisation du travail de l’équipe

Exemples de tâches à effectuer

Accueil

  • Accueil des visiteurs + permanence téléphonique
  • Contacts avec les partenaires et personnalités extérieurs
  • Réponses aux sollicitations

Gestion du bureau

  • Gestion du courrier
  • Commande de fournitures de bureau et gestion des stocks
  • Commande de prestations de services extérieurs
  • Rédaction de courriers et mails
  • Aide à la préparation du budget et à la gestion financière
  • Suivi administratif des activités du CLORA et implication dans les groupes de travail des permanents (organisation de réunions internes, rédaction de comptes rendus, actions à effectuer)

Communication et évènementiel

  • Chargé(e) du site Internet et Intranet
  • Organisation (logistique) des évènements
  • Tenue de l’agenda des évènements bruxellois et de la participation des permanents
  • Tenue à jour des fichiers de données et listes de contacts
  • Elaboration et diffusion des documents d’information /communication (et archivage)
  • Gestion de la documentation

Conditions d’emploi : Type de contrat : Contrat de travail à durée déterminée de droit belge qui pourra évoluer vers un CDI. Date d’arrivée souhaitée : 1 er Novembre 2017. Salaire et avantages : à définir en fonction de l’expérience. Horaires : cadre général d’un temps plein avec flexibilité ponctuelle souhaitée.

Vous êtes intéressé (e) : Merci d’adresser, en français, une lettre de candidature motivée et un CV à Anne-Christine Genouville : recrutement@cfci.be. Préciser en objet « CANDIDATURE ASSISTANT (E). Date limite des candidatures : 21 Septembre 2017.

 
 

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