Assistant technique senior

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Job Experience

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Expiration Date

19 Jul 2019

Depuis plus de 15 ans, URBACT est le programme de coopération territoriale européenne visant à promouvoir le développement urbain durable et intégré dans les villes à travers l'Europe. Il représente un instrument de la politique de cohésion, cofinancé par le Fonds européen de développement régional, les 28 États membres, la Norvège et la Suisse.

URBACT a pour mission de permettre aux villes de travailler ensemble et de développer des solutions intégrées aux défis urbains communs, en créant des réseaux, en apprenant de l’expérience des autres villes, en tirant des leçons et en identifiant les bonnes pratiques pour améliorer les politiques urbaines. Suite au succès des programmes URBACT I et II, URBACT III (2014-2020) a été développé pour continuer à promouvoir un développement urbain intégré et durable, et contribuer à la mise en place de la stratégie Europe 2020. Informations supplémentaires disponibles sur www.urbact.eu

Le programme URBACT III est articulé autour de quatre objectifs principaux :

  • Conception de politiques publiques : Améliorer la conception de politiques et de pratiques urbaines durables.
  • Mise en œuvre de politiques publiques : Améliorer la mise en œuvre des stratégies et des plans d'action urbains durables et intégrés dans les villes.
  • Renforcer la capacité des villes : Améliorer la capacité des villes à gérer des politiques et des pratiques urbaines durables de manière intégrée et participative.
  • Bâtir et partager les connaissances : Assurer l'accès aux connaissances des acteurs et des décideurs à tous les niveaux, ainsi que le partage de savoir-faire dans tous les aspects du développement urbain durable, en vue d’améliorer les politiques de développement urbain.

Pour atteindre ces objectifs, URBACT III a développé trois types d'interventions :

  1. l'échange transnational
  2. le renforcement des capacités
  3. la capitalisation et la diffusion

1) Missions du poste

L’équipe technique

Sous l’autorité du responsable de l’unité « Coordination et Administration », l’Assistant/e Technique senior est intégré/e à une équipe administrative de 3 assistants qui a principalement en charge :

a) Secrétariat courant

  • correspondance, mailings
  • accueil et réception téléphonique
  • gestion des plannings, des absences et des congés
  • organisation des déplacements
  • photocopies, classement, archivages
  • réalisation de dossiers, mise en page, diaporamas, etc.

b) Organisation de réunions

  • recherche des lieux et des prestataires
  • recueil des devis, émission des bons de commande
  • gestion des participants : dossiers participants, feuille de présence, états de frais, etc.
  • organisation logistique

c) Circuit de paiement

  • saisie des engagements juridiques (logiciel CPWin)
  • réception et traitement des factures
  • relation avec les fournisseurs
  • suivi des marchés et des contrats des experts
  • suivi des règlements avec l’agence comptable
  • saisie sur logiciel SYNERGIE-CTE (logiciel de reporting de l’utilisation des fonds à la Commission Européenne)
  • préparation des audits

Spécificité du poste au sein de l’équipe technique

Au-delà des missions décrites ci-dessus qu’il/elle partagera avec ses collègues, l’assistant/e technique senior aura un rôle particulier dans les domaines suivants :

  • Par délégation du responsable de l’unité, il pourra lui être demandé de coordonner le travail de l’équipe technique ;
  • Il/elle aura un rôle de conception de documents et tableaux de suivi dans les domaines administratif et financier ;
  • Il/elle pourra être conduit/e à jouer un rôle pédagogique vis-à-vis de ses collègues de l’équipe technique comme vis-à-vis du reste de l’équipe du Secrétariat sur ses domaines de compétence, notamment sur l’utilisation et l’optimisation des outils informatiques ;
  • Il lui sera demandé de gérer les dossiers, courriers, missions, etc. les plus complexes ;
  • Il/elle assistera le directeur du secrétariat en fonction des besoins : organisation des déplacements et réunions (physiques ou à distance), gestion de planning, accueil.

2) Compétences requises

Savoirs et référentiels :

  • Bon niveau d’anglais
  • Bon niveau de français

Savoir-faire et outils :

  • Excellente communication écrite et orale
  • Très bon(ne) technicien(ne), maîtrisant parfaitement les outils informatiques et bureautiques courants ainsi que les systèmes d’Information

Savoirs être :

  • Diplomate, capable de manier de manière équilibrée souplesse et fermeté
  • Autonome
  • Pédagogue
  • Rigoureux/se
  • Respect des délais
  • Sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois
  • Discrétion

3) Profil (expériences professionnelle et typologie de formations initiales requises)

Formation initiale :

  • Diplôme professionnel de type DUT,  BTS ou licence pro en assistanat de direction, AES ou tout autre domaine pertinent pour le poste

Expérience professionnelle :

  • Idéalement, une expérience cumulée de 10 années et plus sur des postes similaires.
  • Une connaissance du secteur public, des marchés publics et/ou des programmes européens serait un plus certain.

4) Informations complémentaires

Lieu de travail

Secrétariat URBACT - Commissariat Général à l’Égalité des Territoires – 20 avenue de Ségur - 75007 Paris

Contrat – Temps de travail

Le contrat proposé est un contrat de travail de droit privé à durée indéterminée avec l’ANRU. Il s’agit d’un plein temps sous la forme de 36h30 par semaine avec 10 jours de RTT par an.

Prise de poste

Poste à pourvoir idéalement le 2 septembre 2019.

Salaire et avantages sociaux

Le salaire d’embauche proposé, sur la base de l’expérience minimum demandée, est de 2.400 € mensuel brut. Il variera en fonction de l’expérience du candidat retenu.

Tickets restaurant, mutuelle d’entreprise, participation de l’employeur à l’acquisition de CESU.

Candidatures

Les candidats intéressés sont invités à envoyer leur candidature rédigée en anglais sous la forme d’un curriculum vitae au format Europass et d’une lettre de motivation soulignant leur expérience pertinente pour le poste, leur motivation et leurs atouts pour mener à bien la mission proposée. Des pièces justificatives, telles que diplômes ou références pourront être demandées ultérieurement.

Les candidats sont invités à adresser leur candidature (CV et lettre de motivation rédigée en français et en anglais) par mail à Thierry PICQUART, Head of Unit - Administration & Coordination t.picquart@urbact.eu

Date limite de candidature et procédure de recrutement

Les candidatures sont à transmettre au plus tard le 4 août 2019 minuit CET. Des interviews en face-à-face et/ou à distance pourront être organisés avec un nombre restreint de candidats présélectionnés entre le 8 et le 20 août.

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