Agent administratif (documentation) - grade B5 (barème des Organisations coordonnées)

Job Experience

Job Location

Expiration Date

07 Apr 2017

Affectation et objectifs du poste

Le poste est administrativement rattaché à la Direction des Questions tarifaires et commerciales; 80 à 85 % du temps est consacré à cette Direction et en particulier au travail concernant le Système harmonisé (SH). Cependant, l’agent apporte également ses services à l’ensemble du Secrétariat de l’OMD dans le cadre de tâches liées à la gestion des archives générales de l’OMD et de la bibliothèque centrale, le temps consacré à ces tâches étant estimé à 15-20 % du temps de travail annuel. De ce fait, l’agent peut être amené à réaliser des recherches sur des dossiers antérieurs pour le Secrétariat dans son ensemble et pour les Membres de l’OMD.

Contrôle des fonctions

L’agent effectue son travail de manière indépendante dans le respect de règles et de pratiques bien définies. Il(Elle) est placé(e) de manière générale sous l’autorité du Directeur des Questions tarifaires et commerciales et pour son travail quotidien sous l’autorité du Directeur adjoint des Questions tarifaires et commerciales.

Du fait de la diversité de ses tâches, l’agent doit faire preuve de responsabilité et d’initiative personnelle.

Fonctions principales

Etant donné la diversité des tâches et leur nature horizontale, les fonctions principales de l’agent peuvent être regroupées en cinq catégories spécifiques :

1. Tâches de base liées au SH

  • Plusieurs fois par an, préparation des dossiers et échantillons pour les sessions du Comité et des Sous-Comités (Comité du SH (CSH) : deux sessions par an/Sous-Comité de révision du SH (SCR) : deux sessions par an/Sous-Comité scientifique (SCS) : une session par an), et mise à jour ultérieure des dossiers une fois que les rapports correspondants ont été établis.
  • Deux fois par an, mise à jour de la version des Notes explicatives du SH etdu Recueil des Avis de classement (classeurs de feuilles volantes).
  • Elaboration de rapports statistiques pour le Directeur sur les questions de classement traitées par correspondance et sur l’assistance apportée à des personnes externes à l’OMD.
  • Préparation de dossiers spécifiques sur les questions de classement traitées par correspondance, à placer sur le site web de l’OMD dans la partie réservée aux Membres.
  • Recherche de dossiers antérieurs dans les archives pour les fonctionnaires de la Direction des Questions tarifaires et commerciales et pour les Administrations membres de l’OMD.
  • Gestion de l’ensemble des dossiers de classement (questions traitées par correspondance et soumises au Comité ou aux Sous-Comités) et de la base de données ACCESS correspondante.
  • Enregistrement de la correspondance (reçue et envoyée) dans des fichiers EXCEL spécifiques.

2. Tâches globales de tenue des archives de l’OMD

  • Tenue à jour de l’inventaire des archives conservées à la bibliothèque centrale.
  • Gestion de la collection complète des magazines de l’OMD (en anglais et en français).
  • Gestion d’une collection complète de publications pouvant être considérées comme des séries (ex : « Recueil douanier » ou « Rapports annuels de l’OMD »).
  • Gestion de la collection complète (si possible) de tous les documents historiques (brochures établies à l’occasion d’anniversaires de l’OMD, brochures de présentation de l’OMD, agendas de l’OMD, brochures établies par tous les départements de l’OMD, etc.).
  • Gestion de la collection des « Protocoles d’accord » (PDA) et, le cas échéant, réalisation de copies électroniques au format PDF à placer sur le site web de l’OMD.

3. Tâches globales de service pour l’OMD

  • Une fois par an, mise à jour d’un tableau concernant le site web ou les pages web réservés aux Membres (avec les adresses URL et des informations concernant la disponibilité d’un laboratoire des douanes, d’un tarif ou d’un code douanier).
  • Sur demande, conversion de documents PDF au format WORD par reconnaissance optique de caractères (OCR), avec le logiciel « ADOBE ACROBAT Pro 9 » installé à la bibliothèque.
  • Sur demande, réalisation de recherches dans la collection numérisée de microfiches où sont stockés les documents de l’OMD (1953-1990).

4. Tâches liées à la bibliothèque centrale

  • Sur demande et ponctuellement, établissement de bons de commande pour l’achat de nouveaux ouvrages.
  • Gestion du catalogue de la bibliothèque (copies papier).
  • Gestion de la « bibliothèque électronique » (téléchargement de documents PDF depuis Internet et préparation de dossiers descriptifs détaillés, comprenant l’adresse URL et la table des matières).

5. Divers

  • Toute autre tâche pouvant être confiée par le Directeur des Questions tarifaires et commerciales.

Qualifications minimales

  • Etudes secondaires complètes, un diplôme de bibliothécaire/documentaliste serait un atout.
  • Une expérience professionnelle de toutes les tâches présentées ci-dessus ou de certaines d’entre elles est un avantage.
  • Excellente connaissance (orale et écrite) du français ou de l’anglais et bonne connaissance pratique de l’autre langue.
  • Capacité indispensable à travailler dans un environnement international.
  • La connaissance de MS Office est essentielle.

Toute candidature devra être envoyée à l’adresse électronique TTAVacancy@wcoomd.org avant le 7 avril au plus tard (date limite). Uniquement les candidats avec le profil requis seront contactés.

 

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